Мы уже писали о том, что Airtable удобнее, чем Excel и Google Таблицы для решения многих задач, связанных со сбором и хранением данных. Включая кейс со сбором отчётов от сотрудников. В этой статье я расскажу о том, как настроить отчётность для сотрудников самым неудобным способом. Тем самым начнём рубрику #антисоветы.

1. Создайте таблицу под каждый месяц — усложните себе жизнь!

Ведь тогда каждый месяц вам придётся создавать новую таблицу!

На самом деле для разделения данных по временному признаку можно использовать фильтры, которые доступны в Airtable всем без исключения.

2. Создайте столбцы под каждый проект — усложните себе жизнь ещё раз!

Тогда вы сможете поддерживать и заполнять, допустим, не 6 столбцов на все 6 проектов, а сразу 6 столбцов на каждый проект, то есть 36 столбцов вместо 6! Это ли не здорово!

На самом деле разделение по проектам тоже реализуется с помощью уже упомянутых фильтров и одного дополнительного столбьца «Проект» с типом Single select, где можно будет выбирать к какому из проектов относятся данные.

3. Не обращайте внимания на форматирование столбцов — пусть числовые данные будут текстовыми!

Тогда ни одна другая система* не сможет работать с вашими данными, потому что цифра 4 в текстовом виде и цифра 4 в числовом виде для компьютера — не одно и то же!

На самом деле в Airtable очень просто устанавливать тип столбца и потом не иметь проблем при работе с числовыми и любыми другими типами данных — например, датой. Для этого вызовите контексте меню в названии столбца, нажмите Customize field type и выберите нужный параметр.

* Qometa, правда, всё равно сможет распознать цифру. Если сервис увидит «4», то преобразует цифру к целому числу. Но это — на крайний случай!

4. Не используйте формы для заполнения отчёта — усложните жизнь тем, кто заполняет отчёт! Да!

Тогда вам нужно будет выдать доступ на редактированию всей вашей таблицы каждому, кто заполняет отчёты. И заносить данные он будет тоже в каждый столбец таблицы, ничего не пропустив! 

На самом деле можно просто создать форму отчёта и дать ссылку для заполнения всем, от кого вам требуются данные. При этом форму отчёта можно настроить:

  • указать, какие именно поля вам нужны;
  • написать комментарии к каждому полю;
  • обязательные поля сделать обязательными для заполнения и наоборот;

5. Не разделяйте отделы по проектам — пусть все видят ваши деньги!

Тогда маркетолог, продажник и другие смогут наблюдать всю вашу бухгалтерию: доходы, расходы, прибыль и другие показатели!

На самом деле лучше всего разделять таблицы отчётов по принципу «каждому отделу — по проекту». Тогда вы сможете разделить доступ к таблицам.

6. Дайте доступ всем в роли создателя — пусть форматирование пойдёт крахом!

Тогда каждый сможет менять форматирование столбцов, создавать, редактировать и удалять новые столбцы, приглашать своих пользователей! В общем это верный способ выйти из одного бардака в другой.

На самом деле доступ роли «Owner» (владелец) и «Creator» (создатель) должны быть у вас и ещё одного человека, чтобы было ясно, кто отвечает за архитектуру отчётности. Всем остальным можно давать доступы «Viewer» (наблюдатель) или максимум «Editor» (редактор), чтобы тот мог редактировать свои отчёты на случай, если они были заполнены неверно.

Автор
Сергей Филимонов

Сооснователь Qometa.co

В блоге пишу обо всём, что связано с настройкой отчётности для руководителей.